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年度大会怎么开 |
信息发布：企业培训网 发布时间：2011-1-4 10:29:35 |
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年度大会怎么开 年终总结做完了，年度表彰也确定了，新年度的计划也已经制订好了，接下来就是开年度大会，即年终总结与年度计划动员会议。问题是这年度大会该怎么开呢？什么时间？什么地点？什么准备？什么要求？什么程序？什么议程？什么方式？谁来主持？何人与会？怎么参与？什么收获？怎么通知？都是需要仔细研究和精心设计的内容。 一、开会时间因为会议有两项最大的主题，一是年终总结，二是年度计划动员宣讲，所以，年度大会的时间选择不能太早，必须等一整年都过完了，所有的准备工作都做完了，并且连第二年的计划都制订完毕了，才能召开。同时因为有新年计划要宣讲动员，一年之计在于春，所以会议不宜太迟。 会议最好的时机是选择在一月下旬至二月上旬之间，也就是阳历年尾后至阴历年终止之前的时间段内。中国有一个特色的长假期即春节，提前开会就等于把任务提前布置下去了，大家可以在春节期间边休闲、走亲访友、拜见重要人物的同时，边思考和谈及新年的工作，提前调整好心态与思绪，做好各种准备。 开会的时间长度依据发言人数的多少、议程的多少、培训内容的安排进行决定，小规模以1天为宜，中大规模以2-4天为宜，太短有走过场之嫌疑，太长了会有疲劳感，不利于吸收。 二、开会地点地点的选择似乎没有严格的要求，但要根据会议的人员规模、会议的议程有所区别。 一般说来，小规模的企业或者少人数的规模，可以选择在公司召开，前提是公司有相应的会议环境。但是，如果规模比较大或者人数比较多，加上会议时间超过1天且还有培训安排的，建议选择会议中心召开，一是比较正式，二是比较集中，三是比较利于晚间分组讨论，四是比较安静封闭。 三、准备及要求需要准备的方面很多，如，人员通知准备、场地准备（音响系统、投影设备、白板、桌子椅子、纸与笔等）、桌名牌准备、文件准备，还有外地人员来回火车票和飞机票的准备、内部员工和外部员工的住宿准备、所有人员的餐饮准备、人员报道或签到准备、会间饮水准备、应急事务准备等。 要求是指对所有与会人员的要求，比如会议汇报文件一定要做成PPT文件（这个非常重要）、会议期间着装要求、人员报道时间要求、会议中手机震动或静音、讨论组织纪律要求等。 四、程序及议程程序是会议全程安排的进展顺序，比如先做部门/中心工作汇报，之后做总经理工作汇报，再之后由董事长做总结报告。报告完成之后，进行年度表彰及颁奖，，颁奖之后就进行新年度的工作计划宣讲（计划的顺序跟总结的顺序是反向的，先董事长讲、后总经理讲，之后才是按照顺序的部门/中心宣讲），最后进行培训。 会议议程相对于程序就比较具体，部门/中心汇报、总经理汇报、董事长总、颁奖仪式、年度计划、培训等的主题思想都要有详细的内容跃于纸面，要规定好每一个人所占用的时间长度，按照时间顺序书写出来。 五、会议方式会议方式没有固定的模式，我开过各种各样的年终总结及计划会议，我认为最好的会议形式还是应该有一个或者几个领头人对与每一场刚刚汇报的内容进行及时点评，比如部门汇报可以请其他中心老总或者总经理点评，总经理汇报请董事长及时点评。可以这样说，除了董事长的报告外，现场所有人的报告都应该有人点评，做到有人抽象概念、有人深入批评、有人进行表扬，既可以活跃气氛，又可以帮助汇报者及其相关的下属及时了解别人的看法，又能够帮助全场所有人员认识公司在坚持什么、反对什么。在对计划进行点评时，主要是提醒相关的接任务者要注意什么事项、别重蹈覆辙，勉励其克服缺点、发扬优点，再接再厉。 点评方式的会议是最有效果的，也不是一般人能容易做到的，因为这需要你对被点评者的工作内容和风格非常了解，还要具有深刻的思想、抽象的概念思维能力和思辨能力，而且还有客观、公正、无私。 六、主持人要求对于一个会议，主持人非常重要，年度会议也不例外。但主持人不是会议的主角，他/她只是起到承上启下的连接作用，要求主持人帅气或者亮丽，并且要求其具有幽默感，能根据会议内容在衔接的时候巧妙地活跃气氛，又不占用大家的时间。主持人还有一个职能，就是提醒演讲者注意时间、提请下面的演讲者做好准备。 主持人要了解所有发言者的性格特征，及时加以引导让人不逾矩，同时要根据现场情况调节氛围，批评的时候暖场和救场，过分热烈的时候巧妙地浇浇水，在现场人员发生临时情况时要能够灵机应变，顺水推舟，让会议顺利进行。 主持人的服饰很重要，年度会议不是文艺晚会，所以不要艳丽，而要端庄、稳重。 七、与会者要求与会者的主要要求是，演讲者或者汇报者一定要做好PPT文件，听会者一定要全程积极参与，努力记录好笔记；会议期间，不要独自退场或者会场穿梭，不要在该讨论的时候不参与、不要在不该讨论的时候交头接耳，以免影响会场的气氛和别人全神贯注的精神。 为此，我建议会议的每一天晚间，都安排相关项目的讨论，及时消化和吸收会议内容，这样就可以让员工主动认真听取别人的汇报，检讨自己的工作。年度会议是所有人的一个大聚会，机会不容易，这个时候一定要安排大家多交流、多接触。 八、参与和收获年度会议的集体参与是很重要的活动和会议形式，参与的方式可以是讨论，可以是现场发问，也可以是现场互动，无论是什么方式，目的就是要调动在座的每一位的神经，让大家紧密跟随会议的议程和内容。 经过紧张的会议和欣喜的表彰之后，问题出来了，优秀的榜样也出来了，如果在这个时候安排半天到一天的培训课程，可能的内容正好是与年度总结的问题、新年计划的事业密切相关的，那样就可以相得益彰，让大家最后获得更大的收获。 九、会议通知到现在，我们都是在谈准备，而且所有的准备工作都做完了，要准备召集人员回来开会了，所以，要提前把会议通知发出去，告诉所有的与会者提前处理好自己的手头工作，做好各种准备，收拾好心情，准时到达会议指定地点。 会议通知中要把时间、地点、与会人员、会议主持、会议议程（总结、表彰、计划、培训）、注意事项等交代清清楚楚，以便大家准确无误地参与到会议中来。 年度总结及计划会议怎么开说完了，说起来简单，做起来还真不容易，还有可能连笔者都没有考虑周全的事情，建议成立一个会务组，发挥协同作战的精神，专门为这个会议服务，就万事大吉了。 |
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