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张国祥老师答网友问

尊敬的王先生：你好！

    今天回答你用什么软件制作流程图的问题。这个问题就像我们从甲地到乙地，可以选择不同的交通工具，甚至也可以行走不同的路线，最后都能到达目的地一样，并非唯一选择。比如你们目前用WORD绘制流程图也一样可以达成目的。但从绘制简单、优化方便的角度来说，我还是向贵公司推荐微软的VISIO软件。

    VISIO系列软件是微软公司开发的高级绘图软件，属于Office系列，可以绘制流程图、网络拓扑图、组织结构图、机械工程图、流程图等。它功能强大，易于使用，就像Word一样。它可以帮助网络工程师创建商业和技术方面的图形，对于复杂的概念、过程及系统进行组织和文档备案。VISIO 2003还可以通过直接与数据资源同步自动化数据图形，提供更新的图形，还可以自定制来满足特定需求。升级的VISIO 2007提供了各种模板：业务流程的流程图、网络图、工作流图、数据库模型图和软件图，这些模板可用于可视化和简化业务流程、跟踪项目和资源、绘制组织结构图、映射网络、绘制建筑地图以及优化系统。

    VISIO是一套功能强大的系统软件。我们今天只是简单地介绍一下其中流程图制作的方法和要领。

    首先每个流程图设计人员的电脑都必须安装这一软件，才能使用。

    其次当我们打开VISIO软件，点击其中的“流程图”，并找到“垂直流程图”就可进行流程图绘制了。

    打开流程图表框之后，首先确定流程图名称，将图表最上方的《工作进程》替换为流程图名称。如果事先确定了流程编号的，把编号放在流程图名称前面。在流程图名称下面，我们建议增加“拟制或设计”、“审核”、“批准”和“年月日”栏目，以便明确责任。

    垂直流程图软件设计了五列职能带，根据需要，也可增加一列或减少一列、二列。对于“职能”，我建议使用流程进程或活动承担的岗位名称，如总经理、财务经理、采购员、计划员等具体岗位名称，并且反对使用部门名称，因为一个部门往往有多个岗位。责任不落实到岗位，就难以保证有效执行。

    确定本流程进程或活动承担岗位之后，就可以进行流程描绘了。流程进程或活动先后每个企业依据自身实际进行描绘就可以了。我要强调指出的是，不能以“开始”和“结束”来描述流程的起始与结束。对于“开始”，我建议以本流程所要达到的目标来描述或者以本流程负责人提出的明确要求开始，也就是说要开宗明义、指明方向。对于“结束”，我同样建议使用本流程达到的目的来总结，基本上是与开始提出的要求首尾呼应的。这样也才能真正体现流程的闭环。

    当然在绘制之前，我们必须对左边的基本形状各自所表述的含义理解清楚。当我们确定使用某一形状时，只要用鼠标点击该图形往流程图表框一拖即可。双击该图形就可在里面输入工作进程或流程活动。为了提高效率，各进程之间的连线可以在流程描述完成后一次进行。VISIO 2007版还具有自动连线功能。

    操作工具只有使用才能明白，再加上你们已经具备了流程分析和描述的能力，因此也不需我作过多的说明。只要你们的设计人员安装了VISIO软件，在软件上练习几次，应该就能运用自如了。

    我也提供一个简单的流程图供你们参考，但并不表明，我认同这一流程是最好的或最优的。这是一个公司的晨会流程图。

    虽然VISIO是绘制流程图使用率最高的软件之一，但也有自己的一些不足。所以，结合企业实际情况和员工偏好选择合适的工具可能更为明智。

本人意见仅供参考。

    作者：张国祥  来源：博锐管理在线