一、为什么要学习本课程

秘书行政助理人员的工作细微且复杂，对组织内举凡人、事、时、地、物的掌握与安排，必须仔细且面面俱到，而秘书行政人员的能力与素质，会直接影响领导者的工作效率与绩效表现，因此，秘书助理虽然是不在舞台上的角色，不具有实际的主导与决策权，但却会对组织的管理者和企业的经营成果，产生相当关键的影响。

本课程专门为董事会或总经办秘书、行政部门工作人员、部门经理助理及其他行政文员提升专业能力，成为上司在工作中的得力助手而设计的。目的是使学员能深刻认识秘书行政工作的重要性与工作价值，进而学习到提高工作效率的方法与工具。使学员成为上司的得力助手，协助上司提升工作效率与品质，从而推动组织和个人取得事业的更大成功！

二、通过本课程您将学习：

1.     了解上司和老板眼中的“得力助手”什么样；

2.     如何帮助上司提高工作效率；

3.     掌握高效率的档案管理技巧；

4.     如何为上司和自己管理好时间；

5.     掌握会议管理技巧；

三、谁应该学习本课程

1.     董事会或总经办秘书、助理；

2.     各事业部和部门经理秘书、助理；

3.     公司行政助理、文员，办公室全体助理人员；

4.     服务业助理人员；

5.      刚接触职场的社会新鲜人，初阶主管

四、培训方式：专题演讲、案例讨论、互动问答

五、培训时间：2006年10月28日

六、培训地点：北京市海淀区上地信息路1号国际创业园A座4层

七、培训费用：1600元/人（两天）

八、讲师简介：童兴骢

曾担任台湾赫司特股份有限公司(Hoechst Taiwan Co., Ltd) 董事长特助、执行秘书，台湾科莱恩(股)公司总经理特助等职务，台北市专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会创会会长，台湾专业秘书协会监事长，台湾专业秘书协会第八届与第十届会长。童女士从事秘书职业近三十年，期间调任人事经理，但对秘书工作的热爱，使她两年后忍不住申请调回秘书岗位。课程中她将向所有学员展示她三十年秘书生涯的精彩与美丽，使上课学员真正领略到秘书工作的真谛。

童老师曾经为200多家的企业秘书及助理人员进行现场培训，和台湾和大陆的众多知名的管理培训公司进行合作，在秘书及助理培训界具有良好的口碑。

九、课程内容

第一天：如何提升工作效率？

第一部分  高效率的档案管理技巧

1．档案归档的方法

2．档案管理的原则

（1）正确

（2）简明

（3）经济

（4）富有弹性

3.档案的重要性

4.档案管理应注意之细节

（1）待处理事项之文件在未归档前应如何整理﹖

（2）传统所谓「档案」之外一些特殊的档案

（3）如何追踪被调阅的文件﹖

（4）如何管理储存在计算机内的档案

第二部分  如何为上司与自己管理时间

1．如何提高效率

（1）例行性工作与执行性工作处理程序

（2）拆阅信件的程序

（3）向上司报告的方法

（4）交件呈送上司的方法

（5）如何善用他人的时间

（6）一心二用

（7）PERT  (工作进度评估术)

（8）提高工作效率的办公室文具

2．给你的建议

（1）每日列出“应做事项”及排列优先级。

（2）每星期做全周工作计划。

（3）设定预计工作完成时间。

（4）在工作空档，计划全日尚未过完时间 (弹性)。

……

3.时间浪费到那裹去了﹖

（1）突然来访的客人

（2）没有目标或临时召开的会议

（3）杂乱无章

……

4.面对改变

分析自己如何花费时间时，不妨自问：

（1）我的生活均衡吗﹖

（2）我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢﹖

（3）我必须接的电话有几通﹖必须打的又有几通﹖

……

5.订定目标

（1）目标应与你的抱负、梦想及个人的人生任务相关

（2）可以实现的目标包括三个要素

（3）写下目标

（4）如何实践目标

……

6.你如何处理下列文件？

（1）顾客寄来的一封欲订购产品的信件。

（2）下周三公司经理会议通知。

（3）一本公司订阅的杂志，内有两篇文章，你想详细阅读，但目前没空读。

（4）上司交下一份下月份开会之资料。

……

馬   上   做

如  何  做

7.基本思考过程（图）

第三部分  如何做好会议管理

每一位秘书／助理人员都能成为安排会议与活动的专家。

1．会议 ( 活动 ) 的种类

（1）以性质分

（2）以人数分

（3）以地域分 ( 开会的地点 )

时间进度表／职责分配表 ( 范例 )

工作检索明细  ( 范例 )

会议名称 ( 定期会议 ) 议程

2.会议记录

（1）会议名称

（2）开会／休会  日期、时间

（3）与会人员人数／名单 (主席人名)

（4）报告／宣布事项

（5）提案／议案

（6）临时动议

3.会议记录的用途与意义

（1）记录

（2）行动依据

（3）内部沟通

*某公司会议记录范例

4.会前的确认 ( 请圈选 )

（1）会议／活动的种类

（2）会议／活动的功能

5.流程管理

（1）时间进度与职责分配

（2）工作检索明细

6.请为您的会议活动做一个议程或节目表

第二天：如何处理好人际关系？

第一部分  如何与上司相处

1.正确的工作心态

上司也是人

不要过份关切私事

如何称呼上司

和上司出外吃饭

愉快的性情

不要泄露秘密

……

2.怎样和上司相处

对你的工作具有信心

正确的判断力

要有勇气

交给你的工作，应立即办理

倚赖心不可太强

不要一味奉承上司

……

3.处理与上司的关系

他／她的目标

他／她的压力

他／她的优点及弱点

他／她喜欢的工作态度

4.促进秘书与上司间关系的七点策略

第二部分  如何与同事相处

 1.维持良好友善的友谊

 2.乐于助人

 3.不要嫉妒

 4.不要贪小便宜

 5.正确传达讯息

 6.不表露自己的好恶

 7.诚实

 8.时间的安排

 9.谨记自己的身份

10.对待同事要公平、公正、客观

11.批评要有技巧

第三部分  如何赢得别人的友谊

1．微笑

2．对别人有兴趣

3．记得对方的名字在任何语言中都是对别人最甜美及重要的声音

4．作一个好听众，鼓励对方多谈自己

5．谈论对方有兴趣的话题

6．很诚恳的让对方觉得对方很重要

第四部分  人际风格的类型与运用

1．人际风格指标

2．每种人际风格的长处

3．行为果断力与反应力

钻石反映个性(你喜欢什么形状的钻石，能够反映出你的个性)

v      喜爱圆形钻石的女性

v      钟爱榄尖型钻石的女性

v      偏爱椭圆形钻石的女性

v      钟情心型钻石的女性

v      喜欢梨型钻石的女性

v      爱上方型钻石的女性

从口红、看个性（香奈儿化妆品提供的资料）

v      把唇膏用成两面扁扁、口哨状的女性

v      把唇膏用成平顺状的女性个性

v      把唇膏用成圆形的女性

v      把唇膏用成斜角形的女性

第五部分  外表当然很重要

——专业秘书的形象塑造

某人力银行曾发函给各大公司的人事主管，调查结果如下：有70%的主考官会注意，求职女性是否懂得打扮；92%的主管表示，他们不会录取完全不化妆或妆化得很糟的求职女性；62%认为女性会不会升迁与会不会打扮有关。而各大公司人事主管们普遍认为：只要是从事公关类、业务类、客服类、秘书类、营销类的女职员，一定要会打扮。

看来，会不会打扮和一个女人的职场前途还真的密切相关。放眼望去，所有成功名女人，还真没有一个是不会打扮的呢。如果打扮能够让人感觉自己重视这个工作，能够有助于业务推展，又何乐而不为呢？

（一）服装

1．保持整齐、清洁、上班时的穿著应容易工作，适合办公室的气氛

2. 下班后的穿著以及换装的艺术

3. 长裤

4. 衣服的颜色、质料

5. 配件要合适

6. 鞋的要求

7. 丝袜的颜色与备用

（二）化妆

1. 上班应淡妆，给人清爽印象

2. 下班后不同妆扮

3. 化妆品的选择

4. 补妆

5. 指甲的修饰

6. 发型

7. 香水的使用

8. 口香糖及漱口水

（三）仪态

1. 坐：应背靠椅子、挺胸。

2. 立：应挺胸、手、脚、指头并拢。

3. 走：应抬头、眼睛直视进行方向、挺胸、缩腹、以一定的步代有精神的行走。

第六部分  专业秘书礼仪与应对技巧

（一）接待客户的礼仪

1.给人第一印象

2.不要让客人等太久

3.交换名片

4.引导客人

5.茶水的准备

（二）坐车的讲究

（三）餐桌上的礼仪

1. 应等女主人打开餐巾后才动用

2. 坐姿应挺胸

3. 应把食物送进口中，而不是把嘴巴低移进食

4. 从最外面之餐具取用

……

（四）电话礼仪与应对技巧

在公司中电话扮演一个内外连系工作的第一线角色，客户满意与否，常靠这一线间。以客为尊是公司内每一个人的基本服务观念，只要有一个人疏忽，对公司整体印象而言，就会造成伤害，而电话更是公司服务客户的前锋步队，使用得当的话，将成解决问题的有利工具，使用不当反而将形成公司的困扰。

1．电话礼貌

2．检查打进来的电话

3．摘要记录

4．代接电话

5．如何处理同时来的几个电话

6．打电话的要诀

7．禁忌事项

8．体谅对方的期待

9．电话录音机的留言要诀

问题研讨

（一）有位事先约好的客人到公司要求会见上司，而上司还在会客室和另一位客人会议。此时要如何应对？

（二）自称是上司多年的老友，突然来访，身为秘书的你并不认识此人，且未曾在名片档内发现此人的资料，而上司正在开会中，你如何处理？

（三）正在开会的上司传出话说：「会议要延长一小时，请打电话给A公司的B经理，原定四点钟的会议可否延后一小时。」此时，你如何打这通电话？

（四）有人来电要求立刻与上司通话，而上司正在另一楼的会议室开会。此时，你应如何处理？

（五）正在与上司开会客人的秘书来电说有急事与其上司相商。此时，你应如何处理？

结 语

1．主管考核秘书之标准

2．以“五心”扮演好秘书角色

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    联系电话：010-62278113  13718601312  13261332770

    联 系 人：陈小姐   林先生   李先生   陈先生

    传真号码：010-58850935

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    （备注说明：本课程全年循环滚动开课，如遇开课时间或地点不合适，您可以随时拨打服务热线010-62278113咨询最新培训时间、地点等最新培训安排。）