1． 目的
集团公司苏州本部新建办公大楼正式起用，为加强综合办公大楼规范管理，建立清洁、健康、文明、有序的工作环境，保证集团公司苏州本部的正常工作秩序，特制定本规定。
2． 公共管理
2.1  办公大楼是集团公司苏州本部办公的主要场所，主要提供综合办公、技术研究、档案资料的存放、内部会议和接待以及工作之余休息健身等，未经允许任何部门和个人不准改变其功能。
2.2  集团公司所属各部门（含研究院，以下统称部门）所用办公场所，由行政部统一安排使用，各部门之间不准随意调换或更改。所有工作人员要严格遵守大楼的各项管理规定，服从管理，自觉保持楼内良好的工作秩序。
2.3  全体工作人员要文明办公，仪容仪表整洁大方，不准在大楼内大声喧哗、嬉闹。
2.4  节假日、夜间值班和加班人员必须执行集团公司苏州本部对大楼总的开关门时间规定，未经允许，任何人不准在办公室内逗留或留宿。
2.5  爱护公用设备。楼内的各种公用物品及设施，不准随意挪动、占用；严禁在室内和楼道内乱贴、乱写、乱刻、乱挂、乱钉，严禁在楼道等公共区堆放器材、箱柜及其他杂物。
2.6  由行政部牵头组织定期对各部门、各办公室内外环境卫生状况、设备及设施使用情况进行检查，张榜公布，并与部门年度评优挂钩。
3．门禁与出入管理
3.1  所有入职工作人员，由行政部统一制发工作证，上下班一律凭证件出入办公区，无证不准入内。
3.2  所有入职工作人员均登记领取一张门禁卡，并注意妥善使用与保管，如有遗失，应及时报行政部处理。严禁将本人证卡借给他人使用。
3.3  工作人员上班时间公务外出的，应填写《公出申请单》经本部门经理签字后，由行政部签署，交保安查核。申请派车外出的可免填写《公出申请单》，但驾私车外出的应办理《公出申请单》手续。
公务外出来不及赶回公司打卡的，及时于次日上午办理《补卡单》手续。
3.4  工作人员如长时间离开办公室或下班，应及时关好门窗。
3.5  各楼层工作人员下班最后离开的，应检查关闭本楼层楼道消防门及感应门。
3.6  各部门有加班的应报备行政部；除各部门节假日及夜间值班、加班者，其他人员无故不准在楼内逗留或 留宿。
3.7  来访人员需到保安处凭身份证或介绍信登记，或经电话联系允许后，持登记的出入证入内。
3.8  进入大楼的来访人员，无相关部门（人员）陪同的，下班前必须离开大楼，不准以任何理由在楼内逗留。
3.9  下班及节假日，除有特殊要求外，外来人员一律禁止进入公司。
3.10  进入大楼人员要衣着整洁，保持良好的仪容仪表。赤膊、穿背心、穿拖鞋、衣冠不整者、醉酒者和携带宠物者，一律不准进入大楼。
3.11  凡携带公司物品离开大楼者，须由所在部门书面报行政部，由行政部复核登记并许可，否则，保安有权查扣物品。
3.12  严禁未成年人在公司内、大楼内玩耍；未经许可上班时间禁止带儿童进入办公区域。
3.13  下班后行政部安排人员检查门禁关闭情况。
4． 会客与会客室的使用和管理
4.1  不在办公室会客，一律安排在会客室、洽谈室会客与商务洽谈。
4.2  有预约来访客人的，提前知会前台，做好会客计划登记（包括会客室或洽谈室预约安排、欢迎字幕、参观路线等）；预约来访客人由前台通知保安。
4.3  预约来访客人到达，由保安通知前台并作好来访客人登记；前台知会会客部门，并引导迎接到预定会客室（或洽谈室），奉上茶水（会客期间前台注意供应茶水节奏），做好服务。
4.4  重要客人需使用贵宾室的，提前与行政部接洽安排。
4.5  如遇重大接待活动，详细接待计划报备行政部，相关部门协同做好接待工作。
4.6  非预约来访客人，保安先向相关部门询问后，予以会客或礼貌谢绝。
4.7  各楼层茶水间配电热水壶、茶杯、托盘，任何人不准将相关物品挪作私用；同时供应茶叶，消耗完毕由行政部前台补充供应。
5．会议室的使用与管理
5.1  会议室由行政部统筹安排，使用部门提前与行政部接洽安排。
5.2  公司定期会议的安排：集团公司、各业务板块月度例会（计划与总结视频会议）分别安排在二、三楼会议室。
5.3  会议期间，未发言时，无线麦克风开关应按到“O”档（避免电池耗电）。
5.4  会议结束，应关闭电视、电脑主机、无线麦克风及发射器，关灯离开会议室。
5.5  会议结束，及时通知前台。
6． 车辆管理
6.1  集团公司所属车辆、员工私车、来访单位车辆分区按指定停车位停放，并服从保安人员的指挥和管理。
6.2  集团下属公司来访车辆可以停放在司属车位，但应服从保安人员的指挥和管理。
6.3  司属车辆由行政部统一管理及统筹调派。公务外出（含出差）需用车的部门（人员），填写《派车申请单》经本部门总经理签字（总经理不在则部门经理签字），向行政部申请调派。
6.4  驾驶员凭行政部负责人或车管员签署的《派车申请单》出车，并记录出车里程数；《派车申请单》交保安查验后放行。
6.5  下班后车辆统一回司停放，未经许可，驾驶员不准私自开回家或逗留在外。
6.6  司属车辆统一办理记名加油卡。
6.7  其它按《车辆管理规定》执行。
7． 办公家具的使用和管理
7.1  办公大楼家具指办公桌、办公椅、橱柜、沙发和茶几等。
7.2  各部门办公室内家具实行统一配置，规格及数量相对固定，由行政部负责安排。各部门可根据内部人员的变动作相应的内部调整。
7.3  部门人员如有增减，办公家具一律由行政部统一负责安排与调配使用。
7.4  行政部建立台账，每半年度组织进行盘点与核对。
8． 水电设施的使用和管理
8.1  爱护楼内水电设施，严禁任何人擅自破墙凿洞，拉线接管使用水电，大楼内正常的水电维护由行政部负责。
8.2  各部门本着节约和规范的原则使用室内外水电，使用后及时关闭水电源。工作人员如长时间离开办公室或下班时，应及时关闭室内所有电器开关、空调设施，并互相提醒。
8.3  各个楼层内统一供应开水，陪电热开水器，定时开关。
8.4  不准在办公室内外私自使用各种电热器（如微波炉、电热水壶、热得快，行政部统一配备除外）烧开水等；各办公室统一配置空调，严禁擅自使用其他电热器取暖。
8.5  发现水电使用失灵或损坏，由部门向行政部报修或反映，由行政部统一安排检修，如属人为损坏，则检修成本由责任人承担。
8.6  公共区的水电维护由行政部负责。
9． 空调的使用和管理
9.1  夏季气温在30度以上时，才可开启空调，制冷温度控制在26度以上。
9.2  冬季气温低于5度时，才可开启空调，制热温度控制在25度以下。
9.3  使用空调时关闭门窗，减少冷热空气交换，节约电能。
9.4  离开办公室要及时关闭空调开关，防止待机状态下电能消耗。
10． 办公室及公共区照明灯的管理  
10.1  办公室在自然光线充足时关闭室内照明灯，自然光线不足时按需开启照明灯。
10.2  工作人员离开办公室做到人走灯灭，养成随手关灯的行为习惯。
10.3  会议室、洽谈室等公共区，登记使用部门使用结束后应即时关闭照明灯并及时通知前台。
10.4  楼道等公共部位，下班后最后离开本楼层的工作人员应随手关闭照明灯；行政部安排人员逐一检查。
11．电话的使用和管理
11.1  综合办公大楼统一安装虚拟电话，任何部门及其人员不准擅自拉线安装内外线电话，其正常维护由行政部负责。
11.2  各办公室内外线电话号码已经相对固定，涉及电话检修或号码的更改、人员或工作位调整等，报行政部处理。
11.3  虚拟电话内线互拨没有通话费用，外线电话费用由各部门承担，从部门固定费用额度中列支。
12．网络的使用和管理
12.1  大楼网络的维护由行政部网管负责，并按《局域网管理规定》执行。
12.2  大楼网络由行政部按室内工作人员标准配置，任何部门和人员不准擅自拉接网络线，增加交换器、无线路由器等。
12.3  室内一个端子连接一台电脑，如因人员数量超过端子标配，则统一由行政部网管负责处理。
13． 电梯的使用和管理
13.1  为了电梯的安全使用，使用人员要依次上下电梯，不准推搡拥挤，不准在电梯内蹦跳等。
13.2  乘坐电梯时要文明礼貌，不准高声喧哗、嬉笑打闹，禁止抽烟。
13.3  乘坐电梯时要注意安全，防止电梯夹住手、脚、衣物等。电梯门开关时不准进入电梯，电梯超载时要主动退出等待。
13.4  上下班高峰就近楼层人员尽量使用人工楼梯。
13.5  不准携带包装不严的液体物品乘坐电梯；未经许可，严禁使用电梯搬运任何大件物品（限重600公斤、限长1.8米）或可能导致损坏电梯的任何物件（如钢铁锋利制件）。
13.6  电梯发生故障时，电梯内人员应按下电梯内的紧急按扭，通知行政部处理，并服从维修人员的指挥。
14．环境绿化与卫生管理
14.1  由行政部统一规划与安排大楼内景观植物摆放。外包景观植物由外包单位负责养护及按季节进行更换；自购景观植物由行政部安排人员进行养护。
14.2  保持大楼内外环境整洁。大厅、楼道、餐厅、卫生间及外墙等公共部位的卫生由行政部安排保洁员负责。
14.3  严禁随地吐痰、泼水、乱丢纸屑、烟头、杂物，不准将非办公用物品运入楼内，不准将茶末等杂物倒入卫生间或洗手池内。
14.4  各部门工作人员注意本办公室的卫生清扫，保持整洁。室内保洁时，垃圾放入垃圾篓，由保洁员统一收集，注意不准将水滴洒在楼道内。
14.5  倡导无烟办公。设立吸烟区（设“吸烟区”标识）；不准在办公室及公共区吸烟；大家互相监督、提醒，吸烟者应尊重其他非吸烟者；有来访客人的部门（人员）应友善提醒来访客人我司无烟办公规定。
14.6  由行政部划分责任区，节假日或卫生大检查时，各部门安排打扫卫生，并进行评比。
14.7  遇到大雪等恶劣天气时，各部门要积极将各自责任区清扫干净，保障道路畅通，确保行人、行车安全。
15．安全与消防管理
15.1  大楼内安全保卫工作主要由行政部保安负责，实行24小时保安值班和24小时电子监控，严禁推销产品、收废品等闲杂人员进入公司。
15.2  办公人员如离开办公室或下班时，应及时关闭门窗及水电源。
15.3  非专业人员不准进入电梯控制室、网络控制室、强弱电控制室等，不准随意动用、开启各类由专业人员管理的水电、机械设备和设施。
15.4  本着“预防为主，防消结合”的方针，各部门要把消防工作列入主要议事日程，严格要求，严格管理，使消防工作制度化、经常化。
15.5  严格遵守安全消防规定。大楼内严禁动用明火，焚烧物品；严禁携带易燃易爆物品及其它危险物品进入大楼；严禁在消防疏散通道上堆放物品；严禁在禁止吸烟的区域内（电梯及电梯控制室、机房、强电控制室）吸烟；不准随意加设各种大功率电器。在非紧急情况下，不准随意触摸、按动楼内的安全消防、报警开关和按钮。
15.6  由行政部牵头组织人员对办公楼消防设施进行经常性检查，各部门应积极配合，对查出的火灾隐患，应立即采取措施予以整改。
15.7  任何部门和个人不得随意将消防设施挪做他用。
15.8  楼内所有工作人员，一旦发现火警必须及时报警，并迅速采取措施，控制火情。发生火灾时，所有楼内人员要服从指挥，有组织地进行安全疏散，不得争抢拥挤，制造混乱。
16． 餐厅的使用和管理
16.1  所有工作人员均在餐厅用餐，按号入座。
16.2  用餐完毕，餐盒、碗筷等自行清洗，并按号放置于储物柜内。
16.3  有来访人员需用简餐的，请会客部门及时知会行政部增加订餐（客餐）。
17． 附则
17.1  违反本规定的，按集团员工奖惩制度执行。
17.2  本规定由集团公司行政部负责解释。
17.3  本规定自发布之日起施行。