1. 总则
1.1  为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。
1.2  本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。
2．管理职责
2.1  集团公司各类文件由行政部归口管理。
2.2  文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。
2.3  文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。
3．收文的管理
3.1  文件的签收
3.1.1  凡来公司公启文件（除集团公司领导亲启的外）均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2  对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2  文件的编号保管
3.2.1  行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上《文件会签单》进行传阅，并分类登记编号、保管。集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。
3.2.2  集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按3.2.1办法进行处理，不得个人保存。

3.3  文件的阅批与分转
3.3.1  凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。
3.3.2  一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.3.3  为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3.4  文件的传阅与催办
3.4.1  传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2  阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有集团公司领导的“批示或拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和集团公司领导批示办理有关事宜。
3.4.3  阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3.4.4  文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。
3.4.5  行政部机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
4．发文管理
4.1  发文的规定
4.1.1  集团公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4.1.2  集团各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。
4.1.3  涉及两个以上集团公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。
4.2．公文种类：
4.2.1  决定：对重要事项或重大行动做出安排；
4.2.2  通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；
4.2.3  通知：批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；员工职务任免和聘用等相关事宜；
4.2.4  通报：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者其它情况；
4.2.5  报告：向上级有关单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问；
4.2.6  请示：向上级领导请求批示、批准审核；
4.2.7  批复：答复下级单位请示事项；
4.2.8  函：同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等；
4.2.9  会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。
4.3．公文格式
4.3.1  公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。
4.3.2  发文字号：包括单位代字、年份、序号。凡以“集团公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“XXX(201X)X字X号”发文（从01开始编）。
各业务分类代字如下：
行政综合类——办     人力资源类——人
财  务  类——财     项  目  类——地
投  资  类——投     商贸国贸类——商

4.3.3  紧急文件应当标明“特急”、“急件”。
4.3.4  文件标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
4.3.5  文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
4.3.6  文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。
4.3.7  成文时间，以领导人签发的日期为准。
4.3.8  文字从左至右横写、横排，使用简体字。
4.3.9  文件用纸统一采用A4型。
4.4  行文规则
4.4.1  各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中：
4.4.1.1 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。
4.4.1.2 “报告”中不得夹带请示事项。
4.4.2  受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。
4.4.3  草拟公文应当做到：
4.4.3.1  情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
4.4.3.2  人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
4.4.3.3  结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1”，第四层为“⑴”，第五层为“①”。
4.4.3.4  用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

4.4.3.5  公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4.5  行文范围
4.5.1  凡是以集团公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4.5.2  集团公司下发文件主要用于：
4.5.2.1  公布集团公司规章制度；
4.5.2.2  转发上级文件或根据上级文件精神制订的集团公司文件；
4.5.2.3  公布集团公司体制机构变动或干部任免事项；
4.5.2.4  公布集团公司有关重要工作的决定；
4.5.2.5  发布有关奖惩决定和通报；
4.5.2.6  其他有关集团公司的重大事项。
4.5.3  集团公司上行文、外发文主要用于：
4.5.3.1  对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
4.5.3.2  同兄弟单位联系有关公司投资开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.6  行文程序
4.6.1  凡以“集团公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签（如与其它部门业务有关，还要进行会签），交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。
4.6.2  行政部认真审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项（规定）一篇发文的原则性，形成正式的发文稿后，盖章，并按主送与抄送要求及时做好发送工作。
经签发的文件，由行政部盖公章，进行登记，据以分发，并正文存档。

4.6.3  对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经集团公司领导审批后，由主办部门根据审批意见拟定回复函，可以“XXX［20XX］复（X）字XX号” 制发（其中代字按4.3.2执行）。
集团主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至集团公司行政部，经集团公司行政部审核无误盖章后，由集团主办部门及时作好主送与抄送工作。
4.6.4  集团各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。
4.6.5  审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅、会稿签名阅，应当视为同意。
4.6.6  传递保密公文，必须采取专制措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输保密文件，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
4.6.6  以公司名义签发的事务性文件，由负责部门起草，集团分管领导审核，总裁批准后签发。
4.6.7  以部门名义签发的文件通常以函的形式由各相关部门起草，经部门负责人审核、分管领导批准后签发，并向总裁报备。
4.6.8  集团公司所有对外行文必须采用集团VIS标准版式，文字材料、报表等须另外加设封面，并在显著位置设置集团标识。
4.6.9  在集团公司日常经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关规定办理，经集团分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4.6.10  凡各部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4.6.11  各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
5． 文件立卷、归档和销毁
5.1  文件办完后，应当及时将文件正本和有关材料整理立卷。参按《档案管理制度》执行。
5.2  各部门对本机构发出或签收的各类文件要有专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。个人不得保存应当归档的文件。
5.3  没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行登记，由二人监督，保证不丢失、不漏销。
6．附则
6.1  本规定由集团公司行政部负责解释。
6.2  本规定自发布之日起施行。

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