某集团公司档案管理制度

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1．总则
1.1  为规范集团公司档案管理工作，使档案管理工作水平不断提高，有效地为集团公司各项工作服务，特制定本制度。
1.2  档案管理工作包括分类、归档、保管、借阅及调用、销毁等方面的工作。
1.3  档案管理工作遵循的原则是：服务企业、规范管理、认真负责、实用方便、完备安全。
1.4  集团公司档案管理工作由集团公司行政部具体负责。
2．档案的管理机构
　　档案管理工作实行分级管理。
2.1  集团公司的有关档案管理工作由集团公司档案室具体承担。
集团公司下属各单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自行保存以外，还应报集团公司档案室存档和管理。各下属单位对常用的集团公司基本材料（营业执照复印件等）也应保留一套备用。
2.2  集团公司档案室设专（兼）职档案员，承担日常档案管理工作；下属各单位可设置专职或兼职档案员，承担日常档案管理工作。
3. 档案的种类：
3.1  公司基本档案
3.1.1  集团公司开业登记证件，包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等。
3.1.2  集团公司设立登记、变更登记档案（公司历史沿革、设立及变更历次批准文件）。
3.1.3  集团公司章程（含历次修正案）。
3.2  公司综合档案
3.2.1  法规性文件，包括上级发布、需集团公司执行的，或由集团公司发布的各种标准、规章制度等。
3.2.2  企业的重大决议，包括由集团公司总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.2.3  计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.2.4  总结性文件，包括集团公司年度和月度工作总结、下属部门、公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.2.5  批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。
3.2.6  凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.2.7  证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。
3.2.8  汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；
3.2.9  声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.2.10  题赠性资料，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.3  专业档案
3.3.1 人事档案
3.3.1.1  职员基本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与转正。
3.3.1.2  劳动合同。
3.3.1.3  任免职、调岗调薪记录。
3.3.1.4  考核与奖惩记录。
3.3.1.5  考勤与工资福利发放。
3.3.1.6  教育与培训记录。
3.3.1.7  其他人事管理档案。
3.3.2  财务档案
3.3.2.1  历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。
3.3.2.2  财产目录清单。
3.3.2.3  财产所有权证。
3.3.2.4  其他财产管理档案。
3.3.3  法律档案
3.3.3.1  各类合同原件。
3.3.3.2  各类案件的有关法律文书、行文。
3.3.3.3  其他法律方面档案材料。
3.3.4  投资项目及工程档案
3.3.4.1  投资项目的论证材料；
3.3.4.2  实施项目的前期材料（两证一书等）及工程（含房地产开发）资料（勘察、设计、施工、竣工、验收等）。
3.3.4.3  其他有关投资项目及工程的档案、材料。
3.3.5  购销业务档案
包括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。
3.3.6  部门工作档案
3.3.6.1  各职能部门（包括项目、商贸、国贸业务部门）在工作过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。
3.3.6.2  其他有存档价格的资料等。
4．归档
4.1  归档范围：凡属本标准第四条所涵盖的文件资料，均应进行整理、立卷、归档。
4.2  立卷归档要求
4.2.1  立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。
4.2.2  填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
4.2.3  立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
4.2.4  立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
4.2.5  立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
4.2.6  立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4.2.7  文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
4.2.8  归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、底稿、正文和附件必须立在一起。
上述归档材料原则上要以原件或材料正本归档，常用上述材料的部门或人员必须将复印件或副本归档，并注明原件或正本的所在。
各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
4.2.9  声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
4.3  归档时间要求：
4.3.1  文书档案：每年第一季度，公司各职能部门及各公司将上一年度的需归档材料整理归档。
4.3.2  会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向档案室归档。
4.3.3  法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档。
4.3.4  工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有关证书、材料原件及时归档。工程设计、施工阶段有关材料在工程竣工验收后两个月内整理归档。
4.3.5  音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，及时归档。
4.3.6  证书、重要文件等：在取得之后及时归档。
4.3.7  对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
4.4  归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案室专职档案员签收。
4.5  档案员应负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不及时办理归档工作的，应上报行政部协调处理。
4.1.5  人事档案由集团公司人资部门负责管理，并另行制定管理细则。
5．档案的保管
5.1档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
5.2  档案员对重要档案资料应重点保管，严防丢失、损坏等现象发生。
5.3  档案保密要求
5.3.1  档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。
5.3.2  档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
5.3.3  档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
5.3.4  有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。
5.3.5  有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经集团公司领导批准。
5.3.6  对已到保密期限的档案要提请集团公司领导鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
5.3.7  档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直至依法追究刑事责任。
5.3.8  在职工作人员离职（或调离）时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职（调离）。档案管理员离职（或调离），应由行政部负责人监督办理，档案交接之后，方能离职（调离）。
6． 档案借阅、调用
6.1  借阅档案者需办理借阅登记审批，注明借阅档案的具体名称、用途。
财务档案、法律档案及涉及资金往来的原件，必须由相应部门负责人亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。
6.2  因工作需要复印档案资料者，需办理复印登记审批，由档案员负责复印后，提供复印件。
6.3  因工作需要调用档案（原件）者，需办理调用登记审批，注明调用档案的具体名称、用途。
6.4  外单位人员一律不允许借阅、调用、复印档案资料。
6.5  借阅、调用的档案资料归还时，档案员应认真检查，并在登记表上注明归还情况，发现有丢失、损坏或被涂改等现象，应及时上报行政部处理。
7． 档案销毁
7.1  档案保存期限应按以下规定执行：
7.1.2  反映公司沿革（包括有时延续关系的档案资料）及主要活动的档案资料永久保存；
7.1.3  其他档案材料由档案员每年提出销毁意见，经行政部审核，报总裁审批后方可销毁。7.2  销毁档案时，由档案员具体负责，行政部机要秘书监督执行。销毁档案一般采用碎纸机粉碎或烧毁方式进行。销毁后应在档案目录上注明“已销毁”字样及销毁日期。
8． 附则
8.1  本制度由集团公司行政部负责解释。
8.2  本制度自发布之日起施行。 

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