主管口头或书面赞许员工表现，本来是一件正面的事情，而且往往不用花钱就可以做到。然而，每天在世界上的某个办公室里，都有主管不小心毁了表扬员工的好机会。
企管顾问温克尔(Julie Winkle)在训练杂志(Training)上强调，表扬员工的时候，主管应该少放一点心思在「公平」上，多一点心思在强调杰出的表现上。

3种搞砸表扬机会的善意

她指出，抱着善意出发，最后却搞砸了表扬员工的机会，有三种常见的情况：
情况一，部门中许多员工最近常常需要辛苦加班，主管很想奖励员工，但最后决定不告诉任何员工：「你做得很好。」因为主管不想让员工觉得自己偏心任何人。
情况二，部门主管非常相信员工有好表现就应该表扬，还特别自创了「本月之星」的奖项，定期颁给上个月表现最好的一位员工。然而，为了确保每位员工都有获得肯定的机会，主管小心记录每个月的得主。结果后来，员工开始开玩笑说这个奖项是大家「轮流」得的，百分之百公平。
情况三，主管希望强调团队合作，他常告诉员工：「我们任何人都无法独自完成工作。」部门做得好都归功于整个团队，员工个别的贡献变得不重要。
温克尔强调，如果没人在乎员工的付出，他们可能只会做符合工作要求的最低限度，不愿意多努力一分。主管在表扬杰出员工时，不要怕对其他员工不公平。该怕的是，没有表扬杰出员工，对这位员工不公平；而且主管没有做到该做的事，浪费表扬的效果，对公司也不公平。
主管应该将之视为一个策略性工具，用来鼓励会让公司更加成功的行为：一方面是鼓励接受表扬的员工，做出更多这样的表现；另一方面是鼓励其他员工也效法这样的行为。   表扬前，主管应该考虑：哪位员工的表现比别人好？对同事、部门、公司来说，谁的贡献真的产生影响？什么样的行为与技能，才能让部门与公司达到目标？

表扬员工应该把握的7个原则

此外，温克尔提醒，主管在表扬员工时，应该把握以下几个原则：
1、表扬过程保持简短。冗长的解释不如句句都打到重点的简洁说明。
2、扎实且明确。「你做得很好」或「你们是最棒的」，都是很容易就能说出口的赞美。但由于内容不够明确，员工不知道自己哪里做得好，其他员工也不知主管想要强调的好行为为何。
3、不只点出被认可的行为，还要点出背后的原因。给员工可循的前后脉络，知道表扬的真正意义。
4、尽快找合适的时机表扬。间隔时间太长，效果会逐渐减弱。
5、真心诚意。表扬不需要多么盛大花俏，不同的研究一再指出，真诚能够产生强大与长期的效果。
6、不只口头说说，也有书面形式。虽然口头肯定员工也有效果，但是如果有奖状或徽章，能让员工放在办公桌前或挂在墙上，之后员工看到，还是会产生效果，等于不只表扬一次。
7、扩大表扬行为。为了让表扬效果加倍，不妨让员工的家人也知道。如果在公司举办的活动中，主管看到员工家人，花些时间告诉他们员工的好表现，会让员工更感光荣。